和歌山県を中心に各種施設、学校、企業の給食事業を行っています。

データのやり取りで頻繁に使われるCSVファイル。普段何気なく使っているもののExcelファイルと どう違うのかあまり深く考えずに使っていた。 最近、勤怠管理のデータや業者から送られ来る購入品の一覧データなどCSVファイルで作業する事が 増えてきました。 でもExcelとほぼ同じで飾りのないシンプルなExcelくらいに思っていました。 色々調べてみるとCSVファイルとExcelファイルでは性質や出来る事が異なり、 混同すると仕事に支障が出る場合もあるという事がわかりました。 
拡張子「.csv」のCSVファイルは互換性が高く、Excelのみならずメモ帳、メールソフト、データベース ソフトなどほとんどのソフトに取り込んで閲覧、編集することが可能です。 そのため、Excelファイルに対応しているか不明な相手とデータのやり取りを行う際はCSVに変換される 場合が多いそうです。 
ExcelファイルはCSVファイルと比べて互換性に劣ります。表計算ソフトでは互換性のあるものが増 えており、GoogleスプレッドシートやAccess、Dr.Sumなどのデータベースソフトでも一部対応可能な 製品はありますが、まだCSVの水準の方が上のようです。 その代わりに装飾・機能の自由度がCSVファイルよりはるかに高く
セルに色を付けたり表を グラフにしたり文字のフォントを指定したり関数を使って計算したりすることができます。 
CSVファイルとCSVはそもそも「Comma Separated Value（＝カンマ（,）で区切った値）」の頭文字を とって名付けられたそうで、そのため、Excelで表形式で表されているデータは、 CSVではカンマで区切ったシンプルなテキスト形式で表されます。 CSVファイルは装飾や機能が省かれている分データ容量が軽くなるのもポイントのようです。 
2つのファイルは似て非なるものだという事です。それぞれの扱いに迷ったときは 「CSVファイルは互換性、Excelファイルは装飾・機能の自由度」と基本にもどり必要に 応じたファイルで進める事が大事なようです。 
当社ではkintoneと言うサイボウズのクラウドサービスで全施設の顧客案件管理から物品購入申請、日報や 受発注管理、そしてお弁当注文アプリからToDoリストまで色々な用途でkintoneアプリを使っています。 その膨大なデータも年度や月ごとにCSVファイルに書き出し保存管理しています。 CSVファイルはExcelで管理するより容量も少なく必要な数値のみを保存管理出来るのでデータを 残しつつアプリは使いやすく入力の時間短縮につながっていると思います。 個人的にはExcelが好きで作業しやすいのですが用途に応じCSVファイルとExcelファイルを使い分け 業務が円滑に進むよう考えたいと思います。　　～その子～